Firmy často používají manuální postupy jednoduše proto, že na ně byly dlouho zvyklé. Ruční inventury, přepisování dokladů, tabulky a zpracování objednávek po dávkách však s růstem společnosti přestávají stačit.
Automatizovaný firemní informační systém propojí informace napříč podnikem a pomůže řídit dodavatelský řetězec přesněji.
Rozdíl bývá znát nejvíc ve chvíli, kdy firma roste – přibývá objednávek, zákazníků i dodavatelů, ale počet zaměstnanců na zpracování agendy neroste stejným tempem. Automatizace pak není jen otázkou pohodlí, ale i toho, zda firma dokáže růst zvládnout bez neúměrného navyšování administrativy.
- Vyšší produktivita
Automatizace dokumentů, objednávek a skladových pohybů uvolní zaměstnancům čas. Místo opakovaného přepisování se mohou věnovat zákazníkům, obchodu a řešení úkolů s vyšší přidanou hodnotou.
Ušetřený čas se přitom nemusí projevit jen ve zpracování dokladů. Zaměstnanci mohou věnovat více pozornosti péči o klíčové zákazníky nebo vyjednávání s dodavateli, tedy činnostem, které mají na výsledek firmy přímější dopad než opakované přepisování údajů.
- Nižší provozní náklady
Centralizované procesy omezují množství samostatných nástrojů a duplicitních úkonů. Přesnější řízení zásob zároveň snižuje odpad, zbytečné nákupy a kapitál vázaný v neobrátkovém zboží.
Úspory se projeví i v nepřímých nákladech, jako je čas strávený hledáním informací nebo opravou chyb vzniklých ručním přepisem. I zdánlivě drobné chyby se při vyšším objemu transakcí sčítají a mohou stát firmu více, než by se na první pohled zdálo.
- Lepší zákaznická zkušenost
Aktuální informace o objednávce a přesnější dodací termín zvyšují důvěru zákazníků. Sledovací portál může snížit množství dotazů, protože zákazník vidí stav objednávky sám.
- Přesnější plánování
Prodejní a skladová data pomáhají odhalit sezónní změny a připravit nákup i výrobu. Firma se tak může lépe vyhnout nedostatku materiálu při zvýšené poptávce.
Přesnější plánování se projeví i na straně dodavatelů – firma dokáže lépe odhadnout, kdy a v jakém množství bude potřebovat materiál nebo zboží, a může si tak vyjednat výhodnější podmínky nebo se vyhnout expresním, dražším dodávkám na poslední chvíli.
- Rozhodování podle dat
Vedení pracuje s aktuálními údaji z jednoho systému. Může porovnávat prodej, zásoby, náklady, marži a výkon jednotlivých částí firmy.
- Vyšší bezpečnost
ERP podporuje řízení uživatelských rolí, omezení přístupu a dohledatelnost změn. Firma má lepší kontrolu nad tím, kdo s daty pracuje.
Dohledatelnost změn je užitečná i při běžném provozu, nejen při řešení bezpečnostních incidentů. Pokud dojde k chybě v dokladu, lze snadno zjistit, kdo a kdy úpravu provedl, což zjednodušuje nápravu i případné školení zaměstnance.
- Rychlejší reakce na trh
Pravidelné reporty pomáhají sledovat změny v poptávce, prodeji a zásobách. Management může rychleji upravit plán, ceny nebo sortiment.
- Menší spotřeba papíru
Elektronické doklady a čárové kódy snižují potřebu papírové evidence. Zároveň se zjednodušuje archivace a vyhledávání údajů.
Elektronická evidence usnadňuje i dlouhodobé uchovávání dokladů. Firma nemusí řešit archivaci fyzických šanonů ani se obávat, že se důležitý doklad ztratí nebo poškodí, což může být problém zejména při daňové kontrole nebo auditu.
- Lepší výsledek celého řetězce
Propojení nákupu, skladu, prodeje, logistiky a financí vytváří přehled o celém podnikání. Kontaktujte AN Systems a zjistěte, které procesy lze automatizovat jako první.
