Od 1. ledna 2027 začne Slovensko u tuzemských transakcí používat povinnou strukturovanou elektronickou fakturaci. Pro české společnosti se slovenskými pobočkami nebo dceřinnými firmami to nebude jen záležitost lokálního účetního oddělení.
Pokud je slovenská společnost napojena na centrální český ERP systém, používá společné skladové hospodářství nebo předává účetní údaje české centrále, může změna ovlivnit celou IT architekturu skupiny.
Podívejme se proto, jak bude e-faktura v praxi procházet firmou.
Krok 1: Objednávka vznikne v podnikovém systému
Představme si českou obchodní skupinu, která má na Slovensku několik prodejen, velkoobchodní sklad a lokální společnost registrovanou k DPH.
Slovenský firemní zákazník odešle objednávku přes e-shop nebo ji zadá obchodní zástupce. Objednávka se načte do ERP systému, sklad připraví zboží, vytvoří se výdejka a následně dodací list.
Po expedici ERP systém vystaví fakturu jménem slovenské společnosti.
V dobře propojeném systému se většina údajů nemusí vyplňovat ručně. Faktura převezme informace z předchozích dokladů, například:
- identifikační údaje zákazníka,
- objednané položky,
- množství a ceny,
- sklad, ze kterého bylo zboží vydáno,
- datum dodání,
- sazby DPH,
- číslo objednávky a dodacího listu,
- měnu a platební podmínky,
- nákladové středisko nebo zakázku.
Právě správnost těchto dat bude při e-fakturaci zásadní. Pokud jsou v databázi neúplné nebo chybné údaje, může být elektronický dokument odmítnut nebo bude vyžadovat opravu.
Krok 2: ERP vytvoří strukturovanou fakturu
Po potvrzení dokladu vytvoří systém fakturu ve formátu Peppol BIS, který vychází z evropské normy EN 16931.
Nejde o obrázek ani o PDF. Jedná se o XML dokument, ve kterém mají jednotlivé informace přesně stanovenou strukturu. Díky tomu dokáže fakturu automaticky zpracovat i jiný účetní nebo ERP systém.
Dodavatel a odběratel proto nemusí používat stejný software. Jestliže oba systémy podporují požadovaný standard a jsou připojeny k síti Peppol, mohou si strukturované dokumenty bezpečně předávat z účetního oddělení může systém zároveň vytvořit čitelné zobrazení faktury. Z pohledu automatického zpracování ale budou rozhodující data obsažená ve strukturovaném souboru.
Krok 3: Fakturu odešle digitální pošťák
ERP systém předá dokument certifikovanému poskytovateli doručovací služby. Ten zajistí jeho odeslání prostřednictvím sítě Peppol.
Digitální pošťák ověří příjemce, zkontroluje základní technické parametry dokumentu a zajistí bezpečný přenos. Odesílatel následně získá informace o průběhu zpracování a doručení.
Poskytovatel doručovací služby bude zároveň zajišťovat požadovanou komunikaci se slovenskou finanční správou. Firma tak nebude muset údaje z každé faktury ručně přepisovat do dalšího formuláře, aby se stav dokumentu vrátil zpět do ERP systému. Uživatel by měl přímo u faktury vidět, zda byla odeslána, přijata, odmítnuta nebo zda je potřeba řešit technickou chybu.
Krok 4: Odběratel fakturu automaticky přijme
Na straně odběratele proběhne opačný proces. Digitální pošťák doručí fakturu do účetního nebo ERP systému příjemce.
Systém následně může:
- rozpoznat dodavatele,
- načíst jednotlivé položky,
- ověřit základní náležitosti dokladu,
- porovnat fakturu s objednávkou,
- zkontrolovat cenu a dodané množství,
- propojit dokument s příjemkou,
- předat fakturu ke schválení,
- vytvořit návrh účetního zápisu,
- zařadit závazek do návrhu plateb.
To vše bez ručního přepisování údajů z papírového dokumentu nebo PDF přílohy.
Míra automatizace bude záviset na možnostech ERP systému a na kvalitě interních procesů. Pokud firma nemá objednávky, skladové doklady a účetnictví vzájemně propojené, samotné zavedení e-faktury automatizaci nezajistí.
Co musí řešit česká centrála?
V mezinárodní skupině bývají jednotlivé procesy často rozdělené mezi více zemí.
Slovenská společnost může vystavovat faktury, ale správu ERP systému zajišťuje české IT oddělení. Účetní doklady může kontrolovat slovenská účetní, zatímco reporting a platební příkazy připravuje centrální finanční tým v České republice.
Při přípravě na e-fakturaci je proto potřeba vyjasnit:
- kdo vybere slovenského poskytovatele doručovací služby,
- kdo uzavře smlouvu s digitálním pošťákem,
- kdo zajistí technické napojení,
- ve kterém systému se budou faktury archivovat,
- kdo bude řešit odmítnuté dokumenty,
- kdo odpovídá za správnost slovenských daňových údajů,
- jak se informace přenesou do skupinového účetnictví a reportingu,
- jak se budou zpracovávat faktury mezi českou a slovenskou částí skupiny.
Tuzemská slovenská faktura může podléhat jinému režimu než faktura mezi českou a slovenskou společností. Systém proto musí správně rozpoznat, kdo je dodavatelem, kdo odběratelem a o jaký typ transakce se jedná.
Co se stane při chybě?
Elektronická fakturace neznamená, že všechny doklady budou automaticky bezchybné.
Chyba může vzniknout například kvůli:
- nesprávnému IČ DPH,
- neúplným údajům o odběrateli,
- chybné sazbě DPH,
- nesouladu mezi fakturou a objednávkou,
- chybějícímu číslu objednávky,
- nesprávné měně,
- duplicitnímu dokladu,
- technicky neplatnému XML souboru.
Firma proto musí mít definovaný postup pro odmítnutí faktury, její opravu, vystavení dobropisu i opakované odeslání.
Nestačí tedy pouze vytvořit export do XML. ERP řešení musí umět pracovat s celým životním cyklem elektronického dokumentu.
Největší přínos vznikne propojením procesů
E-fakturace může snížit množství ruční práce, urychlit zpracování přijatých dokladů a omezit chyby vznikající při přepisování údajů.
Skutečný přínos ale vznikne pouze tehdy, když bude elektronická faktura propojena s objednávkami, skladem, schvalováním, účetnictvím a platbami.
Pokud firma pouze nahradí PDF dokument souborem XML, ale všechny ostatní kroky zůstanou manuální, využije jen malou část možností nové technologie.
ERP ANS bude na změny připraven
Systém ERP ANS propojuje obchodní, skladové, prodejní a účetní procesy v jednom řešení. Díky tomu může být e-fakturace součástí existujícího toku dokladů, nikoliv samostatným nástrojem provozovaným vedle ERP systému.
AN systems CZ sleduje technické požadavky slovenské elektronické fakturace a připravuje ERP ANS tak, aby zákazníci se slovenskými aktivitami mohli nové povinnosti řešit přímo v systému, který již používají.
Na našem webu budeme průběžně zveřejňovat aktuální informace, doporučení a další kroky, které by české společnosti se slovenskými pobočkami neměly přehlédnout.
Potřebujete zjistit, jak bude e-faktura procházet právě vaší českou a slovenskou částí společnosti? Napište nám. Společně projdeme proces od objednávky a skladu až po vystavení, doručení a zaúčtování faktury. Získejte analýzu vašich procesů ZDARMA zde.
