Povinná elektronická fakturace na Slovensku začne u vybraných tuzemských transakcí platit od 1. ledna 2027. Pro české firmy se slovenskou pobočkou, dceřinou společností, skladem nebo sítí prodejen může jít o podstatnou změnu.

Čím více systémů a provozoven společnost používá, tím důležitější bude včasná příprava. Samotné vytvoření XML souboru totiž představuje jen malou část celého projektu.

Firma musí zkontrolovat také kmenová data, typy zákazníků, skladové procesy, odpovědnosti zaměstnanců, napojení účetnictví a komunikaci s poskytovatelem doručovací služby.

Následující kontrolní seznam pomůže českým společnostem zjistit, zda jsou jejich slovenské aktivity na novou povinnost připravené.

1. Ověřte, kterého subjektu ve skupině se změna týká

Nejdříve je potřeba přesně určit, kdo na Slovensku vystavuje a přijímá faktury.

Může jít o:

• samostatnou slovenskou společnost,
• organizační složku české firmy,
• českou společnost registrovanou na Slovensku k DPH,
• slovenskou provozovnu,
• lokálního distributora,
• společnost provozující slovenské prodejny nebo e-shop.

Dopad e-fakturace je potřeba posoudit podle právní struktury, registrace k DPH a charakteru jednotlivých obchodních transakcí. Nemusí být stejný pro všechny části skupiny.

2. Zjistěte, kde faktury skutečně vznikají

V některých firmách vznikají všechny faktury v centrálním ERP systému. Jinde je vytváří e-shop, prodejní systém, samostatný účetní program nebo zaměstnanci jednotlivých poboček.

Sepište všechna místa, kde se faktury vystavují:

• ERP systém,
• účetní software,
• e-shop,
• pokladní systém,
• servisní aplikace,
• skladový systém,
• externí účetní kancelář,
• ručně vytvářené dokumenty.

Pokud faktury vznikají v několika oddělených nástrojích, bude potřeba rozhodnout, zda se každý z nich napojí na e-fakturaci samostatně, nebo zda se proces sjednotí v centrálním ERP systému.

3. Prověřte společné české a slovenské procesy

Česká centrála může spravovat zákaznická data, ceníky, skladové karty, účetní osnovu nebo uživatelská oprávnění také pro slovenskou firmu.

Je proto potřeba zmapovat, které procesy jsou společné a které lokální.

Prověřte například:

• zda česká a slovenská firma sdílejí jednu databázi,
• zda mají společné zákaznické karty,
• jak se rozlišuje české a slovenské IČ DPH,
• odkud se přebírají sazby DPH,
• kdo spravuje číselné řady,
• kdo provádí účetní uzávěrku,
• kde se vytvářejí platební příkazy,
• kdo odpovídá za archivaci dokumentů.

Slovenská legislativní změna může vyžadovat zásah do systému spravovaného českou centrálou. Proto by přípravu nemělo řešit pouze lokální slovenské účetnictví.

4. Zkontrolujte kmenová data obchodních partnerů

Strukturovanou fakturu bude automaticky číst a kontrolovat software. Nesprávné nebo neúplné údaje mohou vést k odmítnutí dokumentu.

Zkontrolujte zejména:

• obchodní název zákazníka,
• sídlo a fakturační adresu,
• IČO, DIČ a IČ DPH,
• stát registrace,
• bankovní spojení,
• měnu a platební podmínky,
• duplicitní záznamy,
• neaktivní zákazníky,
• rozlišení podnikatele a spotřebitele.

Důležité bude především správné rozlišení B2B a B2C transakcí. Faktura pro slovenskou společnost může podléhat jinému způsobu zpracování než doklad vystavený konečnému spotřebiteli.

5. Ověřte připravenost ERP systému

Slovenská finanční správa doporučuje firmám prověřit, zda jejich ekonomický software zvládne vytváření i přijímání faktur ve formátu Peppol BIS a zda se dokáže propojit s certifikovaným poskytovatelem doručovací služby. stému proto nestačí položit otázku: „Umíte exportovat XML?“

Potřebujete vědět:

• zda systém vytvoří správný formát Peppol BIS,
• zda provede kontrolu povinných údajů,
• zda dokáže e-fakturu přijmout,
• zda ji propojí s objednávkou a příjemkou,
• zda eviduje stav odeslání a doručení,
• zda umí zpracovat chybové zprávy,
• jak bude řešit dobropisy a opravné doklady,
• zda umožní napojení na zvoleného digitálního pošťáka.

6. Vyberte poskytovatele doručovací služby

Každá dotčená slovenská společnost bude potřebovat přístup k certifikovanému poskytovateli doručovací služby.

Při výběru digitálního pošťáka by se firma neměla rozhodovat pouze podle ceny. Důležité jsou také možnosti integrace, technická podpora, dostupnost testovacího prostředí, zabezpečení a způsob zpracování chybových stavů.

Slovenská finanční správa již zveřejňuje informace k výběru certifikovaných poskytovatelů. U větších firem se očekává přímé propojení ERP systému se sítí Peppol. a by si měla vyjasnit, kdo uzavře smlouvu, kdo bude spravovat přístupové údaje a kdo ponese odpovědnost za technickou komunikaci.

7. Zmapujte zpracování přijatých faktur

Velký prostor pro automatizaci se nachází také na straně přijatých faktur.

Zjistěte, co se dnes stane po doručení dokladu:

1. Kdo fakturu převezme?
2. Kdo zkontroluje dodavatele a částku?
3. Jak se dokument porovná s objednávkou?
4. Kdo potvrzuje dodání zboží nebo služby?
5. Kdo přiděluje středisko a účetní předpis?
6. Kdo fakturu schvaluje?
7. Jak se dostane do návrhu plateb?
8. Kde se archivuje?

Pokud jsou objednávky, příjemky a účetnictví propojené v ERP systému, může být velká část těchto kroků automatizována.

8. Připravte pravidla pro výjimky

Ne všechny faktury budou zpracovávány stejným způsobem. Firma může současně řešit:

• slovenské tuzemské B2B faktury,
• prodej konečným spotřebitelům,
• faktury mezi Českou republikou a Slovenskem,
• nákup z jiných členských států,
• zálohové faktury,
• dobropisy,
• souhrnné faktury,
• faktury v cizích měnách,
• samofakturaci.

ERP systém musí jednotlivé situace správně rozlišit. Uživatel by neměl manuálně rozhodovat o formátu každého dokladu bez podpory nastavených pravidel.

9. Otestujte celý životní cyklus faktury

Testování by nemělo skončit vytvořením jednoho XML souboru.

Firma by měla ověřit celý proces:

1. vytvoření objednávky,
2. dodání zboží nebo služby,
3. vystavení faktury,
4. kontrolu povinných údajů,
5. odeslání prostřednictvím digitálního pošťáka,
6. potvrzení o doručení,
7. přijetí dokladu druhou stranou,
8. zaúčtování,
9. opravu nebo odmítnutí,
10. dohledání dokladu při interní nebo daňové kontrole.

Teprve takový test ukáže, zda jsou připravené systémy, data i zaměstnanci.

10. Nečekejte na poslední měsíce roku 2026

U menší firmy může být zavedení relativně rychlé. U obchodní společnosti s desítkami poboček, centrálním skladem, e-shopem a propojeným účetnictvím ale může příprava vyžadovat analýzu, vývoj, testování i školení uživatelů.

České společnosti se slovenskými aktivitami by proto měly zahájit přípravu včas a koordinovat ji s lokálním managementem, účetním oddělením, IT týmem a dodavatelem ERP řešení.

ERP ANS bude připraveno

AN systems CZ připravuje systém ERP ANS na požadavky slovenské elektronické fakturace.

Naším cílem je, aby naši zákazníci nemuseli řešit e-faktury jako izolovaný proces mimo své současné prostředí. Elektronická fakturace má navazovat na objednávky, sklady, expedici, účetnictví i finanční řízení společnosti.

Vývoj legislativy a technických pravidel budeme nadále sledovat. Aktuální informace a praktická doporučení budeme průběžně zveřejňovat na webu a blogu AN systems CZ, aby našim zákazníkům se slovenskými pobočkami žádná důležitá změna neunikla.

Nejste si jistí, zda se nová pravidla týkají také vaší slovenské pobočky nebo dceřiné společnosti? Napište nám. Zanalyzujeme současný způsob fakturace a navrhneme další kroky, aby byla vaše společnost na 1. leden 2027 připravena včas.